Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en mai 2019, toutes les entreprises privées et les institutions publiques doivent mettre en place un système de protection des données à caractère personnel. L’objectif étant d’être en conformité avec le RGPD, utiliser un logiciel spécifique peut donc être bénéfique.
Zoom sur les bonnes raisons d’utiliser un logiciel RGPD
Les normes RGPD ont soumis de nombreuses organisations à tenir un registre de traitement des données personnelles. Ce registre recense toutes les actions réalisées avec les informations collectées auprès des consommateurs ou clients. C’est le Data Protection Officer qui doit le mettre à jour et d’en assurer la conformité. Dans cette optique, il est possible d’utiliser un logiciel RGPD afin de faciliter la tenue du registre par le DPO. Ce dernier peut ainsi identifier les possibles irrégularités dans le traitement ou encore consulter l’historique des modifications. C’est une façon de gagner du temps, mais surtout un moyen d’être conforme aux règles à tout moment. D’ailleurs, la CNIL ne lésine pas sur les contrôles.
D’ailleurs, le DPO peut réaliser lui-même des contrôles plus efficaces avant de déclarer les incidents de traitement. Grâce à l’interface offerte par un logiciel, il a une vue d’ensemble sur les données personnelles. Mais il permet surtout de faire un inventaire complet et de gérer les documents qui y sont reliés. En outre, une application dédiée à la gestion RGPD comprend de nombreuses fonctionnalités intéressantes pour le DPO, mais aussi pour les responsables de traitement. C’est une façon d’être mettre en conformité chaque action : facturation, élaboration de fiche de paie, création de fiche de renseignements, etc. Enfin, vu qu’il existe différents types de logiciel pour gérer et traiter les données personnelles, il est conseillé de recourir à un cabinet conseil RGPD à Paris.
Logiciels et applications RGPD : les différents types
En général, il existe trois sortes de logiciels RGPD selon la fonction. Ils permettent tous, d’une certaine façon, d’être conforme aux normes relatives au traitement de données personnelles. Tout d’abord, il y a le logiciel RGPD tout-en-un qui contient des fonctionnalités de base : cartographie des informations, identification des données sensibles, reporting, etc. Il est destiné à tous les acteurs RGPD et sert d’assistant à la mise en conformité. Ensuite, il y a le logiciel spécialisé qui permet de gérer un seul aspect du Règlement général sur la protection des données. Il est possible de citer par exemple, une application qui sert à valider le consentement des consommateurs sur les sites ou les plateformes en ligne.
Le troisième type de logiciel RGPD concerne des tâches liées à la gestion et au stockage de données elles-mêmes comme l’e-mailing. Par ailleurs, il faut noter que les outils numériques dans le cadre du RGPD sont, pour la majorité, payants. Bien entendu, il existe des logiciels gratuits et open sources comme celui développé par la CNIL : logiciel PIA qui permet de faciliter l’analyse des données traitées et la réalisation des analyses d’impact. Dans tous les cas, il est recommandé de se rapprocher d’un spécialiste afin d’obtenir le bon outil. D’ailleurs, il est tout à fait possible de personnaliser un logiciel RGPD en fonction de la structure d’une entreprise.
