Afin de mener à bien votre projet, vous avez certainement besoin de mettre en place la solution la plus optimale. La mise en place de la gestion électronique des documents ou GED s’impose, donc, quel que soit l’objet de votre activité. Ce système apporte plusieurs avantages et permet de faciliter le travail de l’ensemble de vos collaborateurs, notamment si ceux-ci sont amenés à travailler en mobilité. Toutefois, choisir l’outil qui répond le plus aux besoins de votre activité n’est pas une tâche facile ! Cela nécessite une bonne analyse puisque la moindre erreur peut être fatale pour votre entreprise. Revenir en arrière est, d’ailleurs, beaucoup plus difficile et engendre des conséquences néfastes pour votre entreprise.
À quoi sert une solution GED ?
Le temps où l’usage des documents physiques est révolu depuis, déjà, plusieurs années ! La dématérialisation a, ainsi, pris place et la solution GED devient indispensable pour le bon fonctionnement d’une structure. La gestion électronique des documents ou GED dispose de nombreuses applications proposant de précieux avantages pour tous les types d’entreprises. Petites ou moyennes entreprises, quelle que soit la taille de votre organisation, vous trouverez toujours la solution la plus adaptée à votre activité. À noter que la gestion électronique de documents s’intègre dans toutes les fonctions de l’entreprise. En effet, tous les processus d’une structure impliquent la mise en place d’un processus documentaire. On peut donc dire, que la GED fournit, non seulement des outils, mais également un automatisme permettant à une entreprise d’optimiser tous les processus. Elle permet également d’améliorer la collaboration des équipes disponible au sein d’un même service ou entre les entités se trouvant dans des endroits différents.
En somme, la mise en place de la gestion électronique de documents permet à une entreprise de dématérialiser tous les documents, de les partager et de les archiver. Grâce à cette solution, vous bénéficierez d’une gestion de qualité que ce soit votre projet ou vos équipements ainsi que toutes vos autres installations industrielles. Outre cela, la GED apporte d’innombrables avantages qu’elle devienne un outil indispensable et indémodable.
Comment choisir votre solution GED ?
Chaque entreprise a besoin d’une solution technologique performante, pratique, efficace et adaptée à son activité. Si vous souhaitez mettre en place une solution GED, vous devez, impérativement, connaître les avantages ainsi que les inconvénients de l’outil que vous choisissez. Vous devez également maîtriser le fonctionnement de l’outil quitte à demander des conseils ou même des formations auprès d’un professionnel. Afin de vous aider à faire votre choix, découvrez ci-après quelques conseils à retenir :
- Évaluer la performance de l’outil :
Votre structure dispose déjà d’un système de gestion électronique de données mais qu’il ne répond plus à vos besoins ? Il est temps de le remplacer par un outil plus performant et innovant. Cependant, le choix ne doit pas se faire à la légère ! Il faut retenir que les outils développés par des éditeurs reconnus sont toujours plus efficaces. En effet, ces outils ont déjà fait leur preuve et ont pu démontrer leur efficacité. Attention quand même aux outils qui deviendront obsolète rapidement ! Optez, donc, pour la solution capable d’évoluer au gré de vos besoins et qui pourra s’adapter facilement au changement à venir. L’idéal serait même de mettre en place une solution dotée de système pérenne.
- Choisir un outil flexible :
Depuis que la dématérialisation ait fait son apparition, toutes les entreprises l’ont déjà adoptée. Grâce à l’évolution de la technologie, vous pouvez compléter l’infrastructure informatique existante par un outil GED. Pour cela, optez pour la solution qui aide à optimiser l’installation déjà en place. Cela va vous permettre de simplifier, d’organiser et de structurer tous vos traitements. En principe, un outil GED modulable et flexible reste utilisable même si votre société grandit et que le nombre des utilisateurs progresse.
- Misez pour un système disposant de fonctionnalités adaptées à votre activité
Étant donné la multiplicité des outils de gestion électronique de données disponible sur le marché, il convient de bien choisir celui qui répond le mieux à votre organisation. Pour cela, il suffit de vous poser les bonnes questions ! En procédant de cette manière, vous allez connaître si l’outil est adapté à vos objectifs et s’il répond à tous vos besoins. En d’autres termes, avant de faire votre choix, vous devez évaluer si l’outil convient au nombre d’utilisateurs, aux contraintes de sécurité, etc.
